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五個CTA訣竅,替每份簡報帶來不同的成效《五階段提案誘導術-基礎篇II》

開始做每份簡報前,都需要訂下一個明確的目標,否則就不要花時間做簡報。 

        做一份「有目標的簡報」聽起來很簡單,但是執行起來其實並不簡單。相信你我都很常碰到,那種拿著一份簡報講了幾個小時,卻不斷岔題、始終講不完,最後草草收尾的簡報。追根究底,做這份簡報的人,就是單純只是拿著簡報在跟別人聊天的「閒聊系簡報」罷了。


        這種沒有目的性的簡報,通常都是消磨與會者興致與時間的最大兇器,更是對你想達成的提案目的,有著強烈的負面影響。因此,透過「提案誘導術」方式,在製作每一份提案簡報前,都先設定好這次簡報的目標,才是最根本解決閒聊系簡報的方法。這種被設定在簡報後達成的目標,通常都是希望聽眾可以「順著我們的指示行動/決策/動作」,我們在這裡稱之為『CTA(Call-To-Action,行動要求)』。


好的CTA應該是被精心設計過的,讓聽眾可以馬上按照你的指示行動。

        這個Action(行動)就是我們在提案簡報裡最重要的『目的』,也是我們在製作每一份簡報前,都應該先想清楚的重要功課。舉凡讓對方批准你的提案、同意你的要求,或是答應你的方案,都算是Action(行動)的一種。


        接下來,我們將透過幾個小訣竅,教你如何最基礎的,用策略製作簡報,讓聽眾對你的提案「言聽計從」。




        一,將CTA設計在最後一頁:並且不斷的提醒聽眾進行Action(行動)


        首先,如果你要製做一份頁數多於一頁的簡報,那它就被賦予了一份相當重要的基本任務:『幫助講者把這整份簡報講到最後一頁』,這也是為什麼多數的CTA都會被設定在簡報的最後一頁。因為我們都希望聽眾是聽完了整份簡報分享後,再開始進行行動,例如約我們碰面討論、簽約合作,或是洽談細節等。如果你的簡報打算講到一半就放出CTA,那聽眾在聽完你的CTA後,很有可能就隨著後續簡報時間的拖長,而忘記了他在結束時到底該做什麼Action(行動)。


        一份好簡報的結束,就是應該停在在呼籲聽眾進行Action(行動)的那一刻,若你的簡報做的精彩又引人入勝,多數的簡報免不了有與聽眾QA問答的過程。無論問答時間的長短,在每一次回覆完聽眾的提問後,請務必把話題導回來,請聽眾進行Action(行動)。因為一份簡報最容易被記住的時刻,就是大家準備要離開會議室的前一秒,為了徹底貫徹簡報的目的,請記得把CTA停留在最完美的一刻,被聽眾深刻的記住。


如果你的CTA是希望對方與你碰面,那聯絡資訊一定要留在最後一頁。


        二,把CTA設計的越小、越容易達到越好:五階段提案誘導術的策略


        根據在前一篇提到的《登門檻效應》,我們都知道,把一個大目的拆分成幾個可以簡單達成的小目的,會大幅增加聽眾接受你所提出要求的機率,是最有效引誘對方上鉤的方法。在CTA上也不例外,我們可以試著把一個宏大的目標,根據階段切割成幾份不同的簡報,再在每一份簡報的結尾放入不同的CTA,來吸引聽眾一步一步往我們設定的方向進行。同樣的在簡報時間的把控上也是如此,五份10分鐘的商業提案,永遠比一份60分鐘的提案來得更吸引人。


        跟據我個人做過幾次整套業務開發的經驗,我將整個業務開發流程,從對方不認識你到最後對方同意你簽約的過程,分為五個階段,也就是我們正要講的五階段提案誘導術。只要你有辦法在這五個階段當中都各別放入一個非常清楚的CTA,你就可以在不同的階段引誘對方進入到你設定的目標,進而達成的最終目的。


如果你的目的是希望現場百人聽眾給予回饋,掃描QR碼會比起舉手要麥克風來得簡單更多。


       三,讓完全不認識你的對方願意與你碰面、聽你簡報:陌生開發提案簡報的CTA


        在五階段簡報提案誘導術裡面,最困難、也最基本的,就是當對方完全不認識你的時候,要讓對方能夠願意與你碰面、願意瞭解更多,這種提案叫做陌生開發簡報。我先前寫過一篇《告別無用會議》的短文,裏面的概念其實跟多數平時業務繁忙的人們一樣,「不開沒目的的會議」。所以,在陌生開發前,你需要花一點時間製作一份簡單的簡報或大綱,來幫助對方弄懂「開這場會議的目的」。         相對起其他業務開發簡報,陌生開發簡報的CTA很簡單,就是傳達「請與我碰面」的訴求。因此,在最後一頁中,請務必確保你有做到以下三點:明確的碰面需求、碰面時間長度,以及聯繫方式。正如同登門理論,你抓的時間越短,對方會覺得感覺起來不需要花這麼多時間應付你,15分鐘、30分鐘都是個比較令人舒服的長度,所以會比較有機會約的到碰面。再來就是聯繫方式,請盡量不要用通訊軟體,來讓對方先加好友聯繫,特別是加好友還需要等待同意的這種機制,簡直就是放雙手請對方離開


        手機與Email以外,你也可以參考使用例如Doodle這種類型的約會議工具來約對方。同時,最好直接提出幾個下週具體可行的時間,不僅會更快、更有效地收到對方回覆,還有助於減少雙方信件往返中失聯的可能。


陌生開發簡報的CTA:明確交代目的、要求極短時間、提供簡易預約會議時間方法


        四,跟首次碰面的對象簡報你的提案:首次拜訪簡報的CTA


        當你約到會議後,最好同時請問對方一同參與會議的同事有誰,再可以透過一些事前的DD(盡職調查),來判斷這些人的位階以及決策權限。目的很簡單,就是為了知道與會人當中,是否有「關鍵決策者」出席,也就是可以做決策的人。如果很不幸的沒辦法事前知道,那我會建議你準備兩份簡報流程,並放置於同一份簡報內,再在現場根據狀況進行臨機應變調整。


        如果整場會議都沒有關鍵決策者參加,請千萬不要氣餒、同時保持良好的態度,因為你今天的提案簡報只有一個目的,就是「請與會人轉介我們給關鍵決策者」。你可以在簡報裡給幾個簡單的重點提示,來幫助他了解:「我們是誰」、「我們為什麼想找你們合作」、「你們可以獲得什麼好處」這三點。因為你的目的是希望能夠讓與會者信任,並且讓他幫助你轉介你,所以千萬不要讓對方有任何一點可能誤解了合作的目的。簡報越簡單、對於他們轉述給關鍵決策者的過程越容易,轉介成功的機會也更高。


        會議結束後,也不要忘記馬上發出CTA的確認信件,明確的告知「需要請對方幫忙轉介」的需求。最好可以再附上一份「關鍵決策者」簡報,減少會中傳達的訊息、增加會後補充的資料,讓他們可以輕鬆的幫忙轉發相關資料,來應付關鍵決策者可能會產生的疑問。最後,在決策心理學裡,有個詞叫做「誘餌效應(Decoy effect)」,意思就是給對方兩個選項,讓對方覺得自己有機會能選擇,進而選擇看起來比較好的那一個。例如提供「幫我約關鍵決策者」、與「幫忙把該提案轉交給關鍵決策者」這兩個選項,就會大幅避免對方回覆「我們內部再討論」後不了了之的結果。


首次拜訪簡報:很簡單的提示「參與此合作案的益處」


        五,給可以做決策的人判斷合作意向的簡報:關鍵決策者簡報的CTA


        如果碰到可以做決策的人,製作簡報的邏輯就不一樣了。你的簡報只能達成以下兩個結果:「對方同意與我們合作」、或「明白對方真實的想法」。除此之外,死得不明不白是完全不能被接受的,決定不可以空手而歸。也是因為如此,如同我們前一篇所提到的「以物易物」概念,給關鍵決策者的簡報重點在於雙方的取捨,也就是你要以「什麼」換取對方「什麼」        最適合的呈現方式,就是CTA,放上所謂的取捨表(Give/Take Table)。取捨表可以清楚的呈現「你會付出什麼」、「你會得到什麼」,這兩個重要的核心要點,可以讓關鍵決策者可以知道他投入的成本是什麼、他的回報會是什麼,進而更簡單的去裁決自己是否需要這次的合作。取捨表內的資訊最好是簡短且清晰易懂的,以列點式方法做出比較。同時,取捨表裡也不要忘記放上自己的團隊會得到什麼。天底下沒有白吃的午餐,讓一份雙贏合作案的質疑,永遠會遠低於單方面獲益的提案。


關鍵決策者的CTA簡報:明確提出在此合作案中,需要對方需要付出什麼、以及會收穫什麼


        提案成功的重點是講、成功提案的真正重點是聽,每一次與關鍵決策者的對話,都是一項不可多得的難得經驗。很多人不喜歡講簡報的過程中被打斷,但是在簡報中被關鍵決策者的每一次打斷提問,都代表著他心中最原始且真實的疑問。在業務開發的過程中,花80%的時間去聆聽、觀察對方的反饋,包含疑問、意見與觀點,這些可以幫你更真實的瞭解對方要的是什麼。好的業務開發人員總是說的少、聽得多,即使最後不成交,你還是可以帶著這些意見更新簡報,賣給同個行業中有相同需求的人。而這些對話,就是幫助你「明白對方真實想法」的最大收穫。


        其實在《五階段提案誘導術》的分類裡,不只有「陌生開發提案簡報」、「首次拜訪簡報」、「關鍵決策者簡報」這三種簡報,還有幫助成功簽約的「收案成交簡報」,與再次提案重啟合作時的「合作延續簡報」。一但把以上五點的CTA重點做好,通常距離取得合作夥伴的關鍵決策者同意機率,應該就差不多六成了。如果你覺得這篇文章的內容有道理,而你也想要更詳細的了解與學習以上幾種階段的簡報製作重點、製作方法,那我非常推薦你參考我近期在Hahow上開設的『用簡報操縱會議結論的《五階段提案誘導術》』課程。裡頭除了會教你如何製作這五種不同階段的簡報,還會一步一步的帶你設計簡報策略、製作重點與追蹤成效方式,幫助你大大的提升你的提案成功機率。


這是一堂全線上課程,總共分為8個章節、總共160分鐘的課程,還搭配每堂都有可以實際操作的功課,讓你可以將真實的工作提案簡報,套入課程的教學來製作優化,讓你真正可以學以致用,以及得到最有用的反饋建議。這堂課程目前正在Hahow募資中,在7/27日前完成購買,都可享2,680元的折扣價格,希望對《五階段提案誘導術》的夥伴們,都可以參考看看這堂課程        如果對於製作提案簡報很有興趣的夥伴,也很歡迎持續關注Page筆記。

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